Wer schützt uns vor den Wächtern und haben Sie etwa noch Zeit?

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Dateiablage auf vielen Fileservern

wächst durch neue Dateien und Verzeichnisse jeden Tag

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Herausforderung Dateiablage

Die vorherrschenden Strukturen sind meist unübersichtlich

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Dateiablage auf vielen Fileservern

Niemand traut sich, irgendwelche Dateien zu löschen

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Chaos, Zeit- und Geldverschwendung

Lange Klickwege und die stetige Suche nach den richtigen Dateien

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Dateiablage auf Fileservern

Täglich neue Dateien und Verzeichnisse

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Herausforderung Dateiablage

Die vorherrschenden Strukturen sind meist unübersichtlich

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Optimal zur Data-Owner Unterstützung

  • um die IT-Abteilung zu Entlasten,

  • Kosten zu Sparen,

  • eine Effektivere Selbstverwaltung der Verzeichnisse zu Erreichen.

Relevante Daten im Blick halten
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Separieren Obsoleter Daten

Nutzer können Effizient im schlanken Verzeichnis arbeiten.

Der Clou | Data Retention

Fachabteilungen und User entscheiden

Exit-Strategie

Neues Konzept im Datenmanagement auf  FileServern:
Erschließen Sie mit Ihren Usern ein Effizientes FileSystem.

Herausforderung Dateiablage

Ca. 70 – 90 % aller Dateien auf FileServern sind älter als 2 Jahre

Dateiablage auf FileServern

Obsolete Daten liegen in Unmengen von Verzeichnissen und Versperren Usern die Sicht auf Relevante Dateien und Ordner.

Chaos | Zeit | und Geld

Vermeidbare Verschwendung:

  • ohne Datenberge,

  • ohne chaotische Verzeichnisse,

  • ohne ausufernde Zugriffsrechte.

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Dateiablage auf FileServern

Niemand traut sich, irgend-welche Dateien zu löschen

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Chaos | Zeit |Geld

Stetige Suche nach DEN richtigen Dateien

Folder Self Service für Nachhaltige Ordnung

Nach der initialen Separierung:

Übertragen Wesentlicher Prozesse im Datenmanagement Direkt an Fachabteilungen und User.

Folder Self Service

Mitarbeiter Erstellen und Verwalten:

  • Eigene Austauschverzeichnisse,

  • Eigene Projektverzeichnisse,

  • Vergabe Passender Zugriffsrechte,

  • Ablaufdaten definieren.

Nachhaltige Ordnung

Im Explorer dafür Sorgen, dass Daten:

    • im Richtigen Verzeichnis und

    • für die Richtigen Nutzer

    Täglich zur Verfügung stehen –

    Direkt und Aktuell

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    Alte Ordner und Dateien?

    Ohne Angst Entfernung aus dem ProduktivSystem.

    Alte Ordner und Dateien

    bleiben für den Nutzer Jederzeit Erreichbar!

    Gute Gründe, auf dem Fileserver zu bleiben

    Digitalisierung zwingt Organisationen nachzudenken.

    1
    Daten verlassen das Unternehmen nicht

    Fileserver brauchen keine Internetverbindung.
    Während für die Cloud oder den MS SharePoint eine Internetverbindung unabdingbar ist, kommt der Fileserver gänzlich ohne Internet aus. Das hat den Vorteil, dass man eine mögliche Fehlerquelle ausschließt und sich keine Gedanken über Bandbreitenprobleme und Stabilität machen muss. Die Datenübertragung bei FileServern kann im Gegensatz zu anderen Systemen als stabil und fehlerarm mit konstanter Geschwindigkeit beschrieben werden.

    2
    Keine Beschränkungen hinsichtlich Dateigröße und -typ

    Fileserver speichern einfach alles!
    Der Fileserver speichert einfach alles. Unabhängig von Dateityp und Dateigröße können alle Daten zentral im Filesystem abgelegt und bearbeitet werden. Dies gilt auch für Datenbanken, Backup-Files oder Daten aus Buchhaltungssoftware etc. Diesen Komfort bietet zum Beispiel der MS SharePoint nicht. Nur Office-Dokumente können dort gespeichert und innerhalb des Webportals bearbeitet werden. Photoshop oder CAD-Dateien können nicht über das Webportal betrachtet, sondern nur gespeichert und mit der Cloud synchronisiert werden. Daher ist die Arbeit mit großen Dateien wie Videos, CAD-Dateien oder ausführbaren Objekten auf dem Fileserver deutlich schneller und praktikabler

    3
    Arbeiten unabhängig von der Internetverbindung

    Fileserver brauchen keine Internetverbindung.
    Während für die Cloud oder den MS SharePoint eine Internetverbindung unabdingbar ist, kommt der Fileserver gänzlich ohne Internet aus. Das hat den Vorteil, dass man eine mögliche Fehlerquelle ausschließt und sich keine Gedanken über Bandbreitenprobleme und Stabilität machen muss. Die Datenübertragung bei Fileservern kann im Gegensatz zu anderen Systemen als stabil und fehlerarm mit konstanter Geschwindigkeit beschrieben werden.

    4
    Migration in andere Systeme aufwändig und oft unnötig

    Migration in ein anderes System ist nicht immer die beste Lösung.
    „Never change a running system” ist nicht ohne Grund ein verbreiteter Leitsatz im IT-Bereich. Wenn im Raum steht, die Daten vom Filesystem auf ein anderes System zu migrieren, sollte man unbedingt fragen: Was sind die konkreten Ziele? Welche Lösungen kommen dafür in Frage? Wie hoch ist der Aufwand? Migrationsprojekte sind oft langwierig, aufwändig, teuer und mit ungewissem Erfolg.Will man das riskieren, obwohl sich die Nutzer im Filesystem „zu Hause“ fühlen? Oder ist es nicht besser, das Potential zur Optimierung des bestehenden Systems auszunutzen? Über die Jahre haben die Nutzer durch die tägliche Arbeit auf und mit dem Fileserver gelernt, mit dem Filesystem umzugehen. Bevor man ein großes Migrationsprojekt startet und im Anschluss hohen Schulungsaufwand für die Mitarbeiter zur richtigen Nutzung des neuen Systems betreiben muss, sollte man vorher alle Optimierungspotentiale des Fileservers ausgeschöpft haben.

    5
    Hoher Grad an Selbstverwaltung der User möglich

    Auf dem Fileserver können Nutzer ihre Daten selbst verwalten.
    Verglichen mit anderen Lösungen ist auf dem Filesystem ein hoher Grad an Selbstverwaltung der Nutzer möglich. Und das machen diese sogar gerne, wenn man einen entsprechenden Rahmen vorgibt. Mit den richtigen Werkzeugen kann die IT-Abteilung Prozesse des Datenmanagements an die Abteilungen und deren Mitarbeiter auslagern, ohne dass diese dafür über ein tiefes IT Know-How verfügen müssen. So können Nutzer sowohl selbstständig Aufräumprozesse auf dem Fileserver anstoßen als auch Austauschverzeichnisse für ihre Teams oder Projekte mit korrekten Zugriffsrechten komplett selbst erstellen.